COMO HACER UNA VIDEOCONFERENCIA

TELEFÓNICA TELECOM- SENA
ÁMBITO GESTIÓN DEL CAMBIO

TRABAJANDO, APRENDIENDO Y GANANDO CON LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN

VIDEOCONFERENCIA

http://www.youtube.com/watch?v=JnHZtsU8z7w

Es un sistema de intercomunicación que permite la interacción visual, auditiva y verbal entre personas distantes, desde cualquier lugar, con equipos compatibles que envían señales sobre diferentes canales de transmisión. Además, es posible verse, escucharse y compartir información como fotografías y dibujos.

Hoy en día, los costos de establecimientos son insignificantes, ya que puede ir desde una llamada telefónica, a una tarifa plana de Internet, a través de llamadas IP.

Básicamente se utilizan dos clases de videoconferencias: las que se orientan hacia la comunicación grupal y las de comunicación individual. Ambas poseen sus ventajas e inconvenientes, y es cuestión de elegir la tecnología que más satisfaga las necesidades del usuario.

Diferencias

Las videoconferencias orientadas a la comunicación grupal:

En esta clase de videoconferencia se encuentra una persona que desarrollará la reunión, y las personas de las sedes u oficinas que participarán en ella, quienes son interconectadas por una Unidad de Control Multipunto de Telefónica.
Las videoconferencias orientadas a la comunicación individual:


Aquí la persona que desea comunicarse se encuentra en su domicilio o centro de trabajo, y se interconecta con las personas con quienes va a interactuar.

Los componentes de una Videoconferencia son:

Los Sistemas de transmisión que comprende ancho de banda, el coded, el modem y recepción por satélite.

La comprensión básica de los sistemas transmisores de las imágenes y el sonido de una videoconferencia es fundamental, con el fin de determinar hasta qué punto se pueden o no ofrecer videoconferencias entre las oficinas centrales de una empresa y sucursales situadas en ciudades intermedias o en poblaciones remotas, o entre la sede y las subsedes ubicadas en provincia.

El equipo básico que debe comprender: una o varias cámaras de televisión, el control de la cámara, monitores de televisión y los micrófonos.

Las videoconferencias en instituciones pueden reunir grupos de unas 5, 8, 10 ó 15 personas, de manera frecuente, para el logro de objetivos específicos; mientas que en condiciones de capacitación o de formación continua, se puede pensar en grupos tradicionales, en unos 25 ó 30 participantes en un mismo lugar.

El Equipo complementario que comprende la cámara de documentos, el computador, la videograbadora y el tablero electrónico.

Todos los sistemas de videoconferencias para grupos medianos o grandes dan la opción de recibir periféricos que complementan las funciones de la cámara y enriquecen la interacción mediante diferentes tipos de documentos escogidos por el coordinador de la videoconfencia, para el logro de los objetivos prediseñados.

El PROTOCOLO que debe tener una videoconferencia tiene que ver con: el espacio físico, pues el requerido debe ser de acuerdo al número de participantes con los equipos adecuados, con mobiliario y decoración y estar en buenas condiciones.

Igualmente la iluminación debe ser la adecuada, las salas desde donde se van a emitir videoconferencias deben ofrecer una iluminación con la debida inclinación y, sobre todo, con una temperatura del color adecuada, para evitar las sombras en la cara del conferencista o de los participantes, asi mismo, es necesario analizar qué tipo de luz se utilizará.

Una sala de reunión ofrece una acústica de buena calidad porque hay diferentes materias (madrea, cortinas, tapete, cuadros en la pared, entre otras) que absorben la reverberación del sonido que se produce cuando sólo hay paredes de cemento y ventanales de vidrio. Se deben evitar los ruidos externos.

La presentación personal siempre es importante. El colocarse frente a una cámara de televisión tiene algunas exigencias que conviene tener en cuenta, para que las imágenes transmitidas sean vistas con naturalidad en una pantalla de televisión al otro lado; para esto se deben tener presente la selección del vestuario, el maquillaje, joyas y gafas, el cabello debe estar bien arreglado. La postura debe ser la ideal, debe evitarse el movimiento exagerado de las manos.


LA VIDEOCONFERENCIA EN EL SENA
SERVICIOS TÉCNICOS DE VIDEOCONFERENCIA

El objetivo es posibilitar que los usuarios remotos se sientan como si estuvieran en el sitio local.

El servicio de videoconferencia permite efectuar reuniones con diferentes sitios remotos; por lo tanto, se parte del siguiente principio:

Actividades que se realizan en una reunión local:

• Escritura: las personas anotan lo importante y realizan explicaciones.
• Proyección: las personas realizan proyecciones de presentaciones de PowerPoint o aplicaciones.
• Se presentan vídeos.
• Se realizan reuniones cara a cara.
  
  Escenarios:
• Reunión cara a cara
• Reunión con presentación
• Reunión con colaboración

Requisitos para acceder al servicio:

La totalidad de los sitios remotos requieren de un codec de videoconferencia con soporte H.323, SIP o H.320 (usuarios de líneas ISDN).

• Por lo menos un sistema de visualización, Televisor, video beam, Pantalla LCD, entre otros.
• Un sistema de audio, el cual puede ser el audio de un TV o un sistema de audio profesional.
• Un PC con el fin de ingresar a las sesiones de colaboración o para realizar presentaciones a través del sistema de videoconferencia.
• Canales de comunicaciones: acceso a Internet, Red IP, líneas ISDN.
  

Capacidad del Sistema SENA:

• Salas móviles: 12
• Salas Tipo B1: 13
• Salas tipo B2: 14
• Salas tipo B3: 14
• Salas tipo A: 16
• Auditorios: 6
• Cantidad total de salas: 75

El SENA tiene una dirección donde se puede acceder al calendario de videoconferencias, con el fin de estar enterado de estos eventos, las sedes que participarán y los días y las horas. Inicialmente la dirección es: http//190.69.1.14/

Se ingresa por esta dirección inicialmente http//190.69.1.14/. Allí se encuentra un formato que tiene básicamente cuatro niveles de preguntas:

La primera es información general, donde se solicita información respecto a: Tipo de asunto, conferencista, descripción general y documentos e imágenes que se presentarán.

La segunda es la información respecto a horarios, donde hay opciones como colocar las fechas y horas de las conferencias.

Una tercera parte que es donde se puede indicar si la conferencia será pública o privada; si es privada, tiene la opción de contestar si es abierta o cerrada para un grupo en especial. Además, aquí tiene la opción de solicitar la grabación de la videoconferencia.

Una cuarta parte donde puede escoger a quiénes quiere invitar, agregando salas o grupos especiales internos o externos.

Se participa desde los diferentes lugares donde estén las salas de videoconferencias; en Bogotá existen dos sedes: donde se encuentren salas normales de conferencias y de manera personal por medio de su computador en la casa. Si está participando desde el SENA, podrá hacerlo activamente con sugerencias o comentarios. Si participa desde su hogar, sólo podrá ser un participante pasivo. Van a dar códigos especiales a las personas para que puedan acceder a estas conferencias.

Desde un computador se ve normal, sin embargo, sólo se participa de forma pasiva. Es necesario tener la dirección IP y los códigos de autorización (usuario y contraseña).